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EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Speicher- und Aufbewahrungsfristen

Auswahl einiger wichtiger bundesgesetzlicher (Aufbewahrungs-)Fristen

Stand: 25.01.2018

Nachfolgend wird eine Auswahl einiger wichtiger bundesgesetzlicher (Aufbewahrungs-) Fristen im Zusammenhang mit der datenschutzrechtlichen Speicherbegrenzung („Löschkonzepte“) aufgelistet.

I Rechnungswesen, Steuer- und Zollrecht:

  • Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 132 Abs 1 BAO: 7 Jahre, darüberhinausgehend solange sie für die Abgabenbehörde in einem anhängigen Verfahren von Bedeutung sind)
  • Unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflicht nach §§ 190, 212 UGB: 7 Jahre
  • Umsatzsteuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach § 18 Abs 10 UStG (Spezialbestimmung für Grundstücke): 22 Jahre
  • Umsatzsteuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 18 Abs 2 3. Unterabsatz: 7 Jahre
  • Aufzeichnungen nach § 23 Abs. 2 Zollrechts-Durchführungsgesetz: 5 Jahre

II Vertragswesen:

  • Gewährleistung nach§ 933 ABGB: 2 Jahre (bewegliche Sachen), 3 Jahre (unbewegliche Sachen)
  • Kaufpreisforderung bei beweglichen Sachen nach § 1062 iVm § 1486 ABGB: 3 Jahre
  • Kaufpreisforderung bei unbeweglichen Sachen (e contrario § 1486 ABGB): 30 Jahre
  • Forderungen von Miet- und Pachtzinsen nach § 1486 ABGB: 3 Jahre
  • Ansprüche aus einem Werkvertrag nach§ 1486 ABGB (wenn die Leistung im Rahmen eines gewerblichen oder sonstigen geschäftlichen Betriebs erbracht wurde): 3 Jahre
  • Allgemeiner Schadenersatz nach § 1489 ABGB (Entschädigungsklagen): 3 Jahre (wenn Schaden und Schädiger bekannt) /ansonsten30 Jahre (betrifft insb. auch Arbeitsunfälle!)
  • Haftungsansprüche nach § 13 PHG: 10 Jahre

III Arbeitsverhältnisse:

  • Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Ablehnung einer Bewerbung nach §§ 15 Abs 1 und 29 Abs 1 GlbG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 1 BEinstG:6 Monate
  • Ansprüche auf Ersatz von allfälligen Vorstellungskosten nach § 1486 Z 5 ABGB:3 Jahre
  • Ansprüche des Arbeitnehmers auf Entgelt oder auf Auslagenersatz sowie des Arbeitgebers wegen darauf gewährter Vorschüsse nach § 1486 Z 5 ABGB:3 Jahre
  • Verfolgungsverjährung wegen Unterentlohnung nach § 31 Abs 1 VStG iVm § 29 Abs 4 LSD-BG: 3 Jahre
  • Schadenersatzansprüche des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer aus der Dienstnehmerhaftpflicht bei leichter Fahrlässigkeit nach § 6 DHG: 6 Monate
  • Schadenersatzansprüche des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer aus der Dienstnehmerhaftpflicht bei grober Fahrlässigkeit oder bei Vorsatz sowie sonstige Schadenersatzansprüche des Arbeitgebers nach § 1489 ABGB:3 Jahre
  • Daten betreffend Lohnsteuer- und Abgabenpflicht nach § 132 Abs 1 BAO:7 Jahre
  • Daten betreffend Sozialversicherungsbeitragspflicht nach § 68 ASVG:3 bzw. 5 Jahre
  • Haftung für Abfertigungsansprüche und Betriebs­pensionen nach Betriebsübergang nach § 6 Abs 2 AVRAG:5 Jahre
  • Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Ablehnung einer Beförderung nach §§ 15 Abs 1 und 29 Abs 1 GlbG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 1 BEinstG:6 Monate
  • Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Schlechterstellung beim Entgelt, freiwilligen Sozialleistungen, Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen oder sonstigen Arbeitsbedingungen nach §§ 15 Abs 1 und 29 Abs 1 GlbG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 5 BEinstG:3 Jahre
  • Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Belästigung nach §§ 15 Abs 1 und 29 Abs 1 GlbG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 4 BEinstG:1 Jahr
  • Ansprüche auf Ersatz wegen sexueller Belästigung nach § 15 Abs 1 GlbG:3 Jahre
  • Anspruch auf Urlaub nach § 4 Abs 5 UrlG:2 Jahre ab Ende des Urlaubsjahres, in dem der Urlaub entstanden ist
  • Anspruch auf Urlaubsersatzleistung nach § 1486 Z 5 ABGB: 3 Jahre
  • Aufzeichnungen und Berichte über Arbeitsunfälle nach § 16 ASchG: mind. 5 Jahre
  • Aufzeichnung über Überlassung von Arbeitskräften nach § 13 Abs 3 AÜG:5 Jahre
  • Jugendlichenverzeichnis nach § 26 Abs 2 KJBG:2 Jahre
  • Ansprüche auf Ersatz wegen diskriminierender Beendigung des Arbeitsverhältnisses nach §§ 15 Abs 1a und 29 Abs 1a GlBG sowie § 7k Abs 1 iVm Abs 2 Z 3 BEinstG:6 Monate
  • Ersatzansprüche des Arbeitgebers bzw. des Arbeitnehmers aus einer vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nach § 34 AngG bzw. § 1162d ABGB: 6 Monate
  • Anspruch auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses nach § 1478 ABGB:30 Jahre

IV Branchenspezifische Fristen:

  • Geldwäschebestimmungen (Aufbewahrung der verlangten Dokumente oder der Referenzangaben sowie alle Belege und Aufzeichnungen betreffend Geschäftsbeziehungen und Transaktionen) nach § 365y GewO: 5 Jahre
  • Geldwäschebestimmungen (Identifizierungsunterlagen sowie Belege und Aufzeichnungen von sämtlichen Transaktionen und Geschäftsbeziehungen) nach § 51 BiBuG: mindestens 5 Jahre
  • Geldwäschebestimmungen (Kopien erhaltener Dokumente und Informationen, Transaktionsbelege und –aufzeichnungen) nach § 21 Finanzmarkt-Geldwäschegesetz (FM-GWG) mindestens 5 Jahre
  • Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach § 22 WAG 2007: 5 Jahre (tritt mit 2.1.2018 außer Kraft)
  • Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach § 66 WAG 2007: 5 Jahre (tritt mit 2.1.2018 außer Kraft)
  • Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach § 33 WAG 2018: mind. 5 Jahre bis max. 7 Jahre in besonderen Umständen nach einer Verordnung durch die FMA (in Geltung ab 2.1.2018)
  • Korrespondenz und Geschäftsbücher von Auskunfteien nach § 152 GewO: 7 Jahre
  • Aufbewahrungspflicht nach § 98 VAG: 7 Jahre
  • Aufbewahrungspflichten nach § 21 Investmentfondsgesetz (InvFG): mind. 5 Jahre (auf Anordnung der FMA im Einzelfall auch länger)
  • Aufbewahrungspflicht nach § 18 Zahlungsdienstegesetz (ZaDiG): mind. 5 Jahre
  • Abfallaufzeichnungen gem. § 17 AWG iVm § 3 Abfallnachweisverordnung (ANV): 7 Jahre
  • Aufbewahrung von Begleitscheinen iSd § 18 Abs 1 AWG 2002 iVm § 8Abfallnachweisverordnung: 7 Jahre
  • Aufbewahrungspflichten nach der Allgemeinen Strahlenschutzverordnung (AllgStrSchV) (ua §§ 16, 19, 31): 7 Jahre
  • Aufbewahrung von Verwertungsnachweisen nach der Altfahrzeugeverordnung (§§ 5, 11, 12a iVm Anlage 3): 7 Jahre
  • Aufbewahrungspflichten nach Art 36 der EU-Verordnung 1907/2006 (REACH-Verordnung): mind. 10 Jahre
  • Aufbewahrungspflicht nach § 43 Abs. 1 Chemikaliengesetz (ChemG): 7 Jahre
  • Aufbewahrungspflicht nach Art 8 der EU-Verordnung 98/2013 über die Vermarktung und Verwendung von Ausgangsstoffen für Explosivstoffe: 5 Jahre
  • Aufbewahrungspflicht nach § 7 Giftverordnung: 7 Jahre
  • Aufzeichnungen der Erzeuger und Arzneimittelgroßhändler über psychotrope Stoffe nach § 8 Psychotropenverordnung: 3 Jahre
  • Vormerkungen von Erzeugern und Arzneimittelgroßhändler nach § 8 Suchtgiftverordnung: 3 Jahre
  • Aufbewahrung der Unterlagen nach Art 3 und 4 der EU-Verordnung 111/2005 für die Überwachung des Handels mit Drogenausgangsstoffen: 3 Jahre
  • Aufbewahrungspflicht nach § 46 Arzneimittelgesetz (AMG): 15 Jahre
  • Aufbewahrungspflicht nach § 15 Abs. 1 Arzneimittelbetriebsordnung (AMBO): 5 Jahre
  • Aufbewahrungspflicht chargenbezogener Unterlagen nach § 15 Abs. 9 Arzneimittelbetriebsordnung (AMBO): 15 Jahre
  • Identifizierungspflicht innerhalb der Lieferkette nach Art 7 EU-Kosmetikverordnung 1223/2009: 3 Jahre
  • Produktinformationsdatei nach Art 11 EU-Kosmetikverordnung 1223/2009: 10 Jahre
  • Aufbewahrungspflichten nach § 11 Abs. 3 Pflanzenschutzmittelgesetz: 5 Jahre
  • Aufbewahrungspflichten nach § 2 Abs. 6 Düngemittelverordnung: 2 Jahre
  • Aufbewahrungspflichten bzgl. Ammoniumnitratdünger nach Art 26 Abs. 3 EU-Düngemittel-Verordnung: solange der Markt mit dem Düngemittel beliefert wird, und für weitere 2 Jahre, nachdem der Hersteller es vom Markt genommen hat
  • Aufbewahrung ärztlicher Aufzeichnungen und Dokumentationen gem. § 51 Abs. 3 ÄrzteG: 10 Jahre
  • Aufbewahrung von Krankengeschichten in Krankenanstalten gem. § 10 Abs. 1 Z 3 KaKuG: 30 Jahre; Röntgenbilder, Videoaufnahmen und andere Bestandteile von Krankengeschichten, deren Beweiskraft nicht 30 Jahre hindurch gegeben ist, sowie bei ambulanten Behandlungen: 10 Jahre
  • Aufbewahrung von Dokumentationen und Zustimmungserklärungen im Zusammenhang mit medizinisch unterstützter Fortpflanzung gem. § 18 Fortpflanzungsmedizingesetz (FMedG):30 Jahre
  • Dokumentationen im Zusammenhang mit Gewebeentnahmen gem. §§ 5, 16 Gewebesicherheitsgesetz (GSG): mind. 10 Jahre; bzgl. Teile, die für eine lückenlose Rückverfolgbarkeit unerlässlich sind: 30 Jahre
  • Dokumentation bei Organentnahmen und –transplantationen gem. §§ 3e, 3f KaKuG: 30 Jahre
  • Dokumentation von Eingängen, Abgängen und Anwendungen von Blut oder Blutbeständen im Rahmen des Blutdepots gem. § 8f KaKuG: 30 Jahre
  • Behandlungsdokumentation von medizinischen Masseuren und Heilmasseuren nach § 3 MMHmG: 10 Jahre
  • Dokumentationspflichten nach der Verordnung über die Konformitätsbewertung von Medizinprodukten: 5 bzw 15 Jahre
  • Implantatregister von Medizinproduktebetreibern nach § 10 Medizinproduktebetreiberverordnung: 30 Jahre
  • Aufbewahrung des Haushaltsbuches sowie der Belege für Personenbetreuer nach § 160 GewO: 2 Jahre
  • Gästeverzeichnisblattsammlungen nach § 19 Abs. 5 Meldegesetz-Durchführungsverordnung: 7 Jahre
  • Wochenberichtsblatt nach § 4 Abs 4 Wochenberichtsblatt-Verordnung (Ausbildung von Jugendlichen zu Kraftfahrern): 1 Jahr nach Beendigung des Lehrverhältnisses
  • Aufbewahrung von Fahrtenbüchern, Lenkzeiten, udgl nach den §§ 17 Abs 5, 17b AZG: 24 Monate
  • Aufbewahrung der Schaublätter der Fahrtschreiber bzw. der vom Kontrollgerät aufgezeichneten Daten nach § 103 Abs. 4 KFG: 2 Jahre
  • Aufbewahrung von Arbeitszeitaufzeichnungen des Zugpersonals nach § 18k AZG: 1 Jahr
  • Aufbewahrungspflicht für Fahrtenbücher zum Nachweis der Verwendung von Probekennzeichen nach § 45 Abs. 6 KFG: 3 Jahre
  • Aufbewahrungspflichten bzgl. Geschwindigkeitsmesser, Fahrtschreiber und Wegstreckenmesser nach § 24 KFG: 2 Jahre
  • Aufbewahrungspflicht des Typenscheinverzeichnisses nach § 30 KFG: 10 Jahre
  • Aufbewahrungspflicht nach § 102 Abs. 4 LFG: 2 Jahre
  • Aufbewahrung von Aufzeichnungen nach § 169 LFG: 1 Jahr
  • Arbeitszeitaufzeichnungen inkl. Ruhezeiten nach § 10 Schiffsbesatzungsverordnung(Schiffstagebuch und Bordbuch): 6 Monate
  • Aufzeichnungen über den Ausbildungsgang eines jeden Fahrschülers nach § 64b Abs. 8 und 8a Kraftfahrgesetz-Durchführungsverordnung (KDV): 3 Jahre
  • Aufbewahrungspflichten des Arbeitskräfteüberlassers betreffend überlassene Arbeitnehmer nach § 13 AÜG: 5 Jahre
  • Aufzeichnungspflichten für Betreiber von Tierheimen und Tierpensionen nach 29 Tierschutzgesetz (Vormerkbuch): 3 Jahre
  • Aufzeichnungen nach § 13 Tierhaltungs-Gewerbeverordnung: 3 Jahre

 

Speicherbegrenzung:

Personenbezogene Daten müssen in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Dies erfordert insbesondere, dass die Speicherfrist für personenbezogene Daten auf das unbedingt erforderliche Mindestmaß beschränkt bleibt. Daher sollte der Verantwortliche Fristen für die Löschung oder regelmäßige Überprüfungen vorsehen. Eine längere Speicherung ist vorbehaltlich der Durchführung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen für ausschließlich im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke oder für wissenschaftliche und historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke zulässig.

 

 

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Marketing and communication design on a website may identify what works for its target market. This can be an age group or particular strand of culture; thus the designer may understand the trends of its audience.
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